Teamsowy savoir vivre – czyli jak zrobić dobre wrażenie podczas spotkań online.

W obecnych czasach, zdalne spotkania stały się integralną częścią naszego życia zawodowego. Wprowadzenie narzędzi takich jak np. Microsoft Teams zmieniło sposób, w jaki prowadzimy rozmowy biznesowe. Jednakże, wirtualne spotkania nie zmieniają zasad etykiety bieznesowej i profesjonalnego wizerunku. Starałam się zebrać kluczowe aspekty savoir vivre’u podczas spotkań online, które pozwalają na wytworzenie pozytywnego wrażenia i skuteczne przekazywanie informacji.

1. Pokażę tylko twarz, nie będzie widać mojego stroju: Zacznijmy od podstaw, które tak wiele osób lekceważy. Drodzy Państwo (częściej panowie) czy naprawdę myślicie, że jeśli założycie T-Shirt, a w kamerze pokażecie tylko szyję i głowę to Wasz rozmówca tego nie widzi? Otóż – widzi. Co więcej – wygląda to co najmniej źle. Wybór odpowiedniego ubioru tworzy wrażenie naszej troski o spotkanie oraz poważnego podejścia do pracy czy nawet szacunku do naszego rozmówcy. Unikajmy więc luźnych koszulek i wybierzmy schludne i eleganckie ubrania, które dobrze odzwierciedlają profesjonalny charakter spotkania.

2. „Ja nie włączę kamery, źle dzisiaj wyglądam / źle się czuję”: Osobiście w większości takich sytuacji po prostu przekładam spotkanie. Dla mnie taki argument jest po prostu niedopuszczalny i niestety świadczy o braku profesjonalizmu. Oczywiście wykluczamy tutaj sytuacje losowe, które zdarzają się każdemu. Pamiętajmy o tym, że spotkanie zdalne nie powinno niczym różnić się od tego na żywo, zatem czy przykładowo przed drzwiami Sali konferencyjnej mówimy: „Ja nie wchodzę, nie mam makijażu”? (Powołuję się na make-up ponieważ ten argument często stosują panie). Wątpię. Dlatego drodzy Państwo jeśli nie czujecie się najlepiej, „to nie wasz dzień” – poproście o zmianę terminu spotkania. Takie działanie jest po prostu nie fair i w ten sposób zabieracie czas osobie, która w przeciwieństwie do Was – potraktowała spotkanie z Wami poważnie.

3. Czytanie maili podczas spotkania: Z racji tego, że zawsze chętnie dzielę się swoimi błędami zawodowymi to z przyjemnością opowiem o pewnej sytuacji: Jakiś czas temu miałam spotkanie z grupą pracowników mojego zespołu. Temat był poważny, dotyczył relacji panujących w teamie, które na tamten moment wymagały pewnego usprawnienia. Podczas spotkania online w prawym dolnym rogu mojego ekranu pojawiła się ikonka świadcząca o tym, że otrzymałam wiadomość na czacie. Automatycznie otworzyłam okno czatu i przeczytałam wiadomość. To wszystko. Wydawało mi się, że nadal moje zaangażowanie w trwające spotkanie jest na tym samym poziomie. Niestety – mój zespół odczuł to inaczej. Bowiem, jak się później okazało – w odbiciu moich okularów pracownicy zauważyli ikonę czatu, dorobili do tego historię, która nic nie miała wspólnego z rzeczywistością i poczuli się zlekceważeni. Niestety – mieli rację. Uważajmy zatem na tego typu rozpraszacze.

4. Dwa monitory: Niektórzy z nas pracują na co dzień na kilku monitorach i podczas spotkań online z jednego z nich odbierają obraz a z drugiego (czyt. z kamery) – nadają. Jeżeli na wprost nas ustawiamy monitor, na którym wyświetla się nasz rozmówca a po lewej/prawej stronie ustawimy ten z kamerą – wygląda to co najmniej źle. Zatem – jeśli nie mamy możliwości użycia jednego sprzętu to niestety ale – powinniśmy patrzyć w kamerę a nie w obraz, na którym wyświetla się druga osoba. Żadna wartość oglądać profil drugiej osoby, nie wspomnę już o tym, że wygląda to tak jakby oglądała ona np. film.

5. Bałagan za plecami czy rozmyte tło?: To aż zabawne, że o tym piszę ale nie zdają sobie Państwo sprawy jak często słyszę: „przepraszam za bałagan/pranie za plecami”. Czyste i schludne tło podczas spotkania jest równie istotne, jak nasz wygląd, bowiem – nasze otoczenie również wiele mówi o nas samych. Unikajmy zamętu i bałaganu w tle, które mogą odwrócić uwagę od tematu spotkania. Wybierzmy neutralne tło lub subtelne warianty wirtualnych tła, które nie zakłócają naszego wizerunku (takie, które nie rozmyją naszej fryzury czy sylwetki)

6. Napój zawsze w odpowiednim naczyniu: Podczas spotkań oczywiście może zaschnąć nam w ustach i warto abyśmy mieli wtedy pod ręką wodę. Nie mniej jednak – picie z butelki/puszki wygląda nieelegancko. I nie trzeba tego tematu bardziej rozwijać.

Podsumowanie

Zachowanie etykiety podczas spotkań zdalnych jest niezwykle ważne dla budowania profesjonalnego wizerunku. Dobre wrażenie można osiągnąć poprzez wybór odpowiedniego ubioru, zadbanie o wygląd osobisty oraz skupienie się na bieżącym spotkaniu. Koncentracja na rozmówcy, umiejętne korzystanie z narzędzi wirtualnych i dbałość o profesjonalne tło są kluczowe dla osiągnięcia pozytywnego efektu. Dzięki właściwemu stosowaniu tych zasad, zdalne spotkania mogą stać się efektywnym narzędziem komunikacji i współpracy.

Podziel się artykułem

Mogą Cię zainteresować:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *